I izdavač i primalac znatno koriste od elektronskog fakturisanja. Upotreba elektronskog fakturisanja znatno je unapredila upravljanje fakturama sa obe strane. Visoko vredno ulaganje u softver za fakturisanje može biti prvi korak ka potpunoj digitalizaciji kompanije, što je ključni korak ka osiguravanju konkurentnosti.

Naš tim profesionalaca je dobro opremljen da pomogne vašoj kompaniji da ostvari sve prednosti elektronskog fakturisanja, ne samo sa javnim entitetima već i kroz celokupni lanac snabdevanja. Ako to već niste učinili, sada je vreme da investirate u elektronsko fakturisanje.

Šta je elektronsko fakturisanje?

Elektronsko fakturisanje, ili e-računi, predstavlja razmenu faktura između dobavljača i kupca u integrisanom elektronskom formatu. Potpuno automatizuje proces prikupljanja faktura sa podacima koji se čitaju i direktno usmeravaju od dobavljača do AP sistema kupca, bez obzira na format fakture. Svi dobavljači i kupci mogu upravljati podacima o fakturisanju na centralnoj platformi u oblaku.

Imajući u vidu rastući značaj elektronskog fakturisanja u današnjem svetu, istakli smo neke od glavnih prednosti korišćenja softvera za fakturisanje. U ovom članku ćemo ih ukratko istražiti u kontekstu drugih često korišćenih alternativa. Nastavite sa čitanjem kako biste otkrili zašto se e-fakturisanje koristi širom sveta.

Papirno fakturisanje

Iznenadjujuće, značajan broj faktura koje se razmenjuju danas još uvek su verzije na papiru. Međutim, kao što prikazuje slika ispod, ovaj metod nije samo resursno zahtevan već i znatno više radno-intenzivan u odnosu na elektronsko fakturisanje.

Pošiljalac kopira fakturu, stavlja je u kovertu i šalje. Međutim, troškovi koji se javljaju nisu ograničeni na troškove poštarine. Umesto toga, ono što čini proces na papiru skupim su ljudski resursi uključeni u kreiranje fakture, predstavljeni troškovima osoblja i infrastrukture. Složenost i neefikasnost fakturisanja na papiru biće jasni svima koji su ikada generisali određeni broj faktura!

Iznenadjujuće, mnogi ljudi slepo veruju poštanskoj službi kada šalju fakture, pretpostavljajući da će faktura stići do primaoca (što u većini slučajeva, naravno, i jeste slučaj). Međutim, potvrda primaoca o prijemu dostupna je samo uz dodatnu naknadu za tradicionalne papirne fakture.

PDF fakturisanje

Sve više kompanija prelazi sa papirnog fakturisanja na PDF fakturisanje tokom poslednje decenije. To je zato što je zakonski e-račun ekvivalent papirnom računu i ne zahteva, između ostalog, elektronski potpis. PDF fakture se šalju putem e-pošte ili se stavljaju na raspolaganje za preuzimanje umesto papirnih faktura. Ovo je često uobičajeno u razmeni između preduzeća i potrošača (B2C), na primer, prilikom preuzimanja računa za telekomunikacije.

Napor za pošiljaoca PDF fakture ograničen je na generisanje PDF-a (koji se obično automatski kreira iz IT sistema) i slanje (što je takođe uglavnom automatski). Naravno, ovo predstavlja značajno poboljšanje u odnosu na papirno fakturisanje.

Međutim, proces postaje problematičan sa strane primaoca jer se i dalje suočavaju sa potrebom za ručnim unosom podataka, baš kao i kod papirne fakture. Drugim rečima, podaci se ne mogu automatski prenositi iz PDF-a u ERP/sistem za računovodstvo. Umesto toga, primalac mora ručno unositi podatke ili ih kopirati.

Sam PDF format je uzrok tome. Nažalost, mnogi ljudi veruju da e-fakturisanje uključuje PDF fakturisanje. Međutim, to nije tačno jer su PDF-ovi dizajnirani da budu ljudski čitljivi, a ne kao strukturirani dokumenti koji se mogu obraditi programski. Za automatizovanu razmenu dokumenata, formati poput XML-a, CSV-a ili EDIFACT-a mnogo su prikladniji.

E-fakturisanje

Pošiljalac kreira elektronsku fakturu i dostavlja je softveru za fakturisanje primaoca u formatu koji se može obraditi programski (kao što su EDIFACT ili XML). Softver za fakturisanje tamo automatski obrađuje elektronsku fakturu, čime je odmah spremna za dalju obradu na drugom mestu (npr. provera i odobrenje fakture).

Za razliku od papirnih ili PDF faktura, proces može biti potpuno automatizovan bez potrebe za ručnim procesima.

Pored toga, čim primalac primi fakturu, pošiljalac (zavisno o tehničkom protokolu koji se koristi za slanje fakture) prima odgovarajuću potvrdu.

Kako se zapravo upoređuju ova tri pristupa?

Procesi povezani sa slanjem i primanjem različitih tipova faktura prikazani su na dijagramu ispod:

Ključne prednosti elektronskog fakturisanja

Ušteda vremena, troškova isporuke i osoblja

Potpuno izbegava prolazak kroz zamoran proces papirnog fakturisanja, uključujući štampanje i slanje. Sada je moguće dodeliti osoblje koje je ranije rukovalo fakturisanjem drugim zadacima. Na ovaj način, kompanija može osloboditi resurse i vreme za investiranje u kritičnije faze poslovanja. Pošto se podaci iz e-fakture mogu automatski prosleđivati u ERP/sistem za računovodstvo, primalac je oslobođen ručnog procesiranja primljene fakture.

Smanjeni materijalni troškovi

Fizičke robe uključuju troškove za kupovinu papira, koverti, kertridža za štampače, poštanskih markica, kao i novca za štampač i njegovo održavanje.

Brže plaćanje zbog brže obrade

Uslovi plaćanja za fakture obično počinju da teku čim ih primite. Rani i (idealno) pravovremeni plaćanje rezultat je brze dostupnosti elektronskih faktura primaocu.

Smanjenje grešaka pri unosu podataka

Greške pri unosu podataka se značajno smanjuju zbog neprekidne automatizacije procesa elektronskog fakturisanja i eliminacije ručnog kucanja.

Pojednostavljeni arhiviranje

Kompanije su pravno obavezane da čuvaju fakture u evidencijama u slučaju da poreski organi kasnije sprovedu reviziju. Trajanje varira od zemlje do zemlje (obično između 5 i 10 godina). Štampane fakture obično nisu dobri kandidati za dugotrajno arhiviranje. Podaci o fakturi su već dostupni uz elektronsku razmenu faktura, što olakšava integraciju u elektronski sistem arhiviranja. Mape podataka i odgovarajuće rezervne kopije, koje su karakteristike modernih sistema za arhiviranje, obezbeđuju da su podaci o fakturisanju bezbedni i lako dostupni.

Zelena inicijativa

Prelaskom na elektronsko fakturisanje možete eliminisati potrebu za štampanjem na papiru. Možete smanjiti troškove i otpad povezan sa aktivnostima u lancu snabdevanja papira, istovremeno ih čineći energetski efikasnijim.